Informativa privacy chatbot

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Hotel Arabesque, Piazza Cappello da Prete 50, 17024 Varigotti — Finale Ligure (SV). Email: info@hotelarabesque.it. Telefono: +39 019 2077206. P.IVA: 01900880095.

2. Dati trattati

Tramite il chatbot sono trattati: il contenuto delle conversazioni (i messaggi che scrivi, che possono contenere dati di contatto, preferenze e richieste); se chiedi di inoltrare una richiesta all'hotel, il nome e l'email o il telefono che indichi; dati tecnici (data e ora, lingua della pagina, tipo di browser e un codice pseudonimo ricavato dall'indirizzo IP, usato solo contro gli abusi). Per funzionare il chatbot salva nella memoria del browser un identificativo casuale, la conversazione in corso e il consenso prestato. Il chatbot non registra prenotazioni del ristorante: per prenotare ti indirizza al modulo del sito, i cui dati sono trattati come descritto nell'informativa privacy del sito.

Ti chiediamo di non inserire dati particolari (origine etnica, opinioni politiche o religiose, dati sulla salute o sulla vita sessuale). Tali dati non sono necessari per il servizio e, se inseriti, saranno cancellati il prima possibile.

3. Finalità e base giuridica

Rispondere alle tue richieste di informazioni — base giuridica: consenso esplicito (art. 6.1.a GDPR) prestato all'apertura del chatbot.

Inoltrare all'hotel via email una tua richiesta, se lo chiedi — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).

Controllo della qualità e correzione delle risposte dell'assistente da parte del personale autorizzato dell'hotel — base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).

4. Destinatari e trasferimenti extra-UE

Il chatbot è fornito da EASYLOOP S.R.L. con il servizio ChatBoss, responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, che conserva le conversazioni su server situati nell'Unione Europea (Germania). Per generare le risposte automatiche i messaggi sono trasmessi a OpenAI (USA), sub-responsabile del trattamento: il trasferimento extra-UE avviene sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework e delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea. OpenAI non utilizza i dati ricevuti via API per addestrare i propri modelli.

Se chiedi di inoltrare una richiesta, i dati passano dal fornitore di posta elettronica che recapita l'email all'hotel. Le conversazioni possono essere consultate dal personale autorizzato dell'hotel.

5. Periodo di conservazione

Conversazioni di chat: 90 giorni dall'ultimo messaggio, poi cancellate automaticamente. Richieste inoltrate all'hotel tramite il chatbot: 24 mesi, poi cancellate automaticamente. Le conversazioni avvenute fino al 31 ottobre 2026 con il precedente assistente restano conservate per il periodo indicato allora (fino a 24 mesi) e poi sono cancellate automaticamente.

6. Diritti dell'interessato

Hai diritto, in qualsiasi momento, di richiedere al Titolare l'accesso ai tuoi dati, la loro rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, nonché di opporti al trattamento o revocare il consenso prestato (senza pregiudicare la liceità del trattamento già effettuato).

Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a info@hotelarabesque.it. Hai inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati tramite il chatbot è facoltativo. Il mancato consenso comporta l'impossibilità di utilizzare il servizio di assistente virtuale; resta sempre disponibile il contatto diretto via telefono (+39 019 2077206), WhatsApp o email (info@hotelarabesque.it).

8. Decisioni automatizzate

Il chatbot utilizza un modello di intelligenza artificiale per generare risposte testuali, ma non assume decisioni automatizzate con effetti giuridici sull'interessato. Le risposte hanno valore puramente informativo e non sostituiscono la conferma del personale dell'hotel.