Informativa privacy chatbot

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Hotel Arabesque, Piazza Cappello da Prete 50, 17024 Varigotti — Finale Ligure (SV). Email: info@hotelarabesque.it. Telefono: +39 019 2077206. P.IVA: 01900880095.

2. Dati trattati

Tramite il chatbot possono essere trattati: il contenuto delle conversazioni (i messaggi che digiti, che possono includere dati di contatto, preferenze e richieste); i dati di prenotazione ristorante se utilizzi questa funzione (nome e cognome, numero di telefono, email facoltativa, data, ora, numero persone, eventuali note come intolleranze o preferenze); dati tecnici (data e ora dell'interazione, lingua del browser).

Ti chiediamo di non inserire dati particolari (origine etnica, opinioni politiche o religiose, dati sulla salute o sulla vita sessuale). Tali dati non sono necessari per il servizio e, se inseriti, saranno cancellati il prima possibile.

3. Finalità e base giuridica

Risposta a richieste informative — base giuridica: consenso esplicito (art. 6.1.a GDPR) prestato all'apertura del chatbot.

Registrazione di prenotazioni ristorante — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR).

Conservazione storico per gestione operativa — base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) alla corretta gestione delle prenotazioni.

4. Destinatari e trasferimenti extra-UE

Per generare le risposte automatiche, i contenuti delle conversazioni sono trasmessi a OpenAI, L.L.C. (USA) in qualità di responsabile esterno del trattamento. Il trasferimento extra-UE avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea e del Data Processing Addendum sottoscritto con il Titolare. OpenAI non utilizza i dati ricevuti via API per addestrare i propri modelli.

I dati di prenotazione possono inoltre essere trasmessi al provider SMTP per l'invio della notifica email all'hotel e al personale autorizzato dell'hotel che gestisce le prenotazioni.

5. Periodo di conservazione

Conversazioni di chat: non conservate stabilmente, mantenute solo per la durata della sessione di navigazione.

Prenotazioni ristorante: conservate fino a 24 mesi dalla data di prenotazione, per finalità contabili e di gestione operativa, dopodiché sono cancellate automaticamente.

6. Diritti dell'interessato

Hai diritto, in qualsiasi momento, di richiedere al Titolare l'accesso ai tuoi dati, la loro rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, nonché di opporti al trattamento o revocare il consenso prestato (senza pregiudicare la liceità del trattamento già effettuato).

Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a info@hotelarabesque.it. Hai inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati tramite il chatbot è facoltativo. Il mancato consenso comporta l'impossibilità di utilizzare il servizio di assistente virtuale; resta sempre disponibile il contatto diretto via telefono (+39 019 2077206), WhatsApp o email (info@hotelarabesque.it).

8. Decisioni automatizzate

Il chatbot utilizza un modello di intelligenza artificiale per generare risposte testuali, ma non assume decisioni automatizzate con effetti giuridici sull'interessato. Le risposte hanno valore puramente informativo e non sostituiscono la conferma del personale dell'hotel.